Il Titolare del trattamento è l’Università degli Studi di Palermo, con sede in Piazza Marina n. 61, 90133 - Palermo (indirizzo di posta elettronica: rettore@unipa.it, indirizzo PEC: pec@cert.unipa.it).

Presso l’Università è presente il Responsabile della protezione dei dati, nominato ai sensi dell’art. 37 del Regolamento UE, che può essere contattato all’indirizzo di posta elettronica dpo@unipa.it o all’indirizzo PEC dpo@cert.unipa.it.

I dati personali raccolti e trattati dal Titolare si riferiscono ai soggetti meglio declinati agli artt. 2 e 3 del d.lgs. n. 24/2023 (persona segnalante, facilitatore, persona coinvolta, persona comunque menzionata nella segnalazione) e includono:

a) dati personali comuni (dati anagrafici), dati di natura professionale (struttura aziendale di appartenenza, ruolo aziendale, tipo di rapporto intrattenuto con l’Università o terzi, professione, etc.), dati di contatto;

b) ogni altra informazione riferita alle persone coinvolte o comunque menzionate che il segnalante decide di condividere con il Titolare per meglio circostanziare la propria segnalazione, in relazione alle violazioni di cui all’art. 2 del d.lgs. n. 24/2023.

In considerazione della natura e dell’oggetto della segnalazione, non è possibile escludere in via predittiva il conferimento, ad opera del segnalante, di categorie di dati particolari (art. 9, par. 1, Regolamento UE) o di dati relativi a condanne penali e reati (art. 10, Regolamento UE), riconducibili alle persone menzionate a vario titolo nella segnalazione.

La persona segnalante ha comunque la facoltà di effettuare una segnalazione non nominativa, priva di elementi che consentano di identificarne l’autore.

I dati forniti dal segnalante, al fine di rappresentare le presunte condotte illecite delle quali sia venuto a conoscenza nell'ambito del proprio contesto lavorativo (ipotesi di cui all’art. 3, commi 3 e 4 del d.lgs. n. 24/2023), commesse dai soggetti che a vario titolo interagiscono con l’Università, sono trattati allo scopo di verificare la fondatezza dei fatti segnalati e di assumere i provvedimenti conseguenti.

I dati personali delle persone segnalanti e di quelle a vario titolo coinvolte nelle vicende segnalate sono trattati con il supporto di mezzi informatici e cartacei, secondo le modalità indicate nel documento "Istituzione del canale interno per la trasmissione e la gestione delle segnalazioni delle violazioni di disposizioni normative nazionali o dell'Unione europea che ledono l'interesse pubblico o l'integrità dell'amministrazione (whistleblowing) e adozione delle relative Linee Guida", approvato con delibera del CdA n. 08.06. prot. n. 107180 del 14/07/2023.

L’Università adotta misure organizzative e tecniche appropriate per proteggere e garantire la riservatezza dei dati personali in suo possesso, in particolare contro la perdita, il furto, nonché l'uso, la divulgazione o la modifica non autorizzata dei dati personali.

L’Università non ricorre a processi decisionali automatizzati, compresa la profilazione, nel rispetto delle garanzie previste dall’art. 22 del Regolamento UE.

L’Università ha attivato un canale interno per le segnalazioni che utilizza, in conformità all’art. 4 del d.lgs. n. 24/2023, strumenti di crittografia ed accesso con autenticazione informatica a più fattori, al fine di garantire la riservatezza dell’identità della persona segnalante, della persona coinvolta e della persona menzionata nella segnalazione, nonché del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione.

I segnalanti, previa consultazione  delle informazioni relative al trattamento dei dati personali, possono inviare le loro segnalazioni scritte utilizzando  la piattaforma informatica dedicata, raggiungibile all’indirizzo https://unipa.whistleblowing.it/#/, che garantisce l’integrità e la riservatezza dei dati personali trattati nel processo di segnalazione, sia dei dati trasmessi e ricevuti che di quelli conservati dalla piattaforma.

Il modulo di segnalazione disponibile sulla piattaforma prevede l’indicazione della tipologia di condotta illecita e di una serie di dati relativi al tempo e al luogo dei fatti, ai  soggetti coinvolti, al livello di coinvolgimento e di conoscenza diretta o meno dei fatti da parte del segnalante, all’eventuale coinvolgimento di altri soggetti informati.

La piattaforma informatica consente inoltre al segnalante, tramite un codice identificativo univoco (key code) che viene fornito all’esito della procedura, di accedere alla propria segnalazione, di conoscerne gli esiti, di monitorare lo svolgimento del procedimento amministrativo eventualmente avviato in seguito alla segnalazione, di fornire ulteriori dettagli o documentazioni. In alternativa alla segnalazione scritta, il segnalante può richiedere, attraverso un numero telefonico dedicato, di fissare un incontro diretto con il Responsabile della prevenzione della corruzione e della trasparenza dell’Università (RPCT) (vedi paragrafo 5.2).

Il segnalante, attraverso un numero telefonico dedicato, può richiedere un incontro diretto entro un termine ragionevole con il Responsabile della prevenzione della corruzione e della trasparenza dell’Università (RPCT), affinché lo stesso possa raccogliere di persona la segnalazione. Tale segnalazione, dietro consenso della persona segnalante, è documentata mediante la registrazione su un dispositivo idoneo alla conservazione e all'ascolto oppure mediante verbale. In caso di verbale, la persona segnalante può verificare, rettificare e confermare il verbale dell'incontro mediante la propria sottoscrizione.

I dati personali sono trattati dall’Università per l’adempimento di un obbligo legale al quale è soggetto il Titolare e nell'esecuzione dei propri compiti di interesse pubblico o comunque connessi all'esercizio dei propri pubblici poteri (art. 6, comma 1, lettere c), e), Regolamento UE), con particolare riferimento al compito di accertare eventuali violazioni denunciate dai segnalanti nell’interesse dell’integrità dell’Università (art. 2 del d.lgs. n. 24/2023).

Il trattamento di categorie particolari di dati personali (art. 9, par. 1, Regolamento UE), ove necessario, trova il suo fondamento:

a) nell’assolvimento di obblighi e nell’esercizio di diritti specifici del Titolare del trattamento e dell’interessato in materia di diritto del lavoro (art. 9, par. 2, lett. b), Regolamento UE);

b) nell’esecuzione di un compito di interesse pubblico rilevante assegnato dalla legge all’Università (art. 9, par. 2, lett. g), Regolamento UE), in ragione dell’art. 2-sexies, lett. dd), d.lgs. n. 196/2003;

c) per accertare, esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria o ogniqualvolta le autorità giurisdizionali esercitino le loro funzioni (art. 9, par. 2, lettera f), Regolamento UE).

Il trattamento di dati relativi a condanne penali e reati, tenuto conto di quanto disposto dall’art. 10 del Regolamento UE, si fonda sull’obbligo di legge cui è soggetto il Titolare del trattamento (art. 6, par. 1, lett. c), Regolamento UE) e sull’esecuzione di compiti di interesse pubblico assegnati dalla legge all’Università (art. 6, par. 1, lett. e), Regolamento UE), in ragione dell’art.2-octies, par. 3, lettere a), e), d.lgs. n. 196/2003.

I dati personali sono trattati dal Responsabile della prevenzione della corruzione e della trasparenza dell’Università (RPCT), che agisce nel rispetto della normativa vigente in materia di protezione dei dati personali in ordine a finalità e modalità del trattamento.

Sono destinatari dei dati raccolti a seguito della segnalazione, se del caso, l’Autorità Giudiziaria, la Corte dei conti e l’ANAC.

I dati personali non sono diffusi o trasferiti fuori dal territorio nazionale.

I dati personali contenuti nelle segnalazioni interne e nella relativa documentazione sono conservati per il tempo necessario al trattamento della segnalazione e comunque non oltre 5 anni a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione, nel rispetto degli obblighi di riservatezza di cui alla normativa europea e nazionale in materia di protezione di dati personali.

L’interessato può esercitare i diritti previsti dagli articoli 15 e seguenti del Regolamento UE, quali il diritto di accesso, il diritto di rettifica o integrazione dei propri dati, il diritto di cancellazione (diritto all’oblio) e alla limitazione del trattamento e il diritto alla portabilità dei dati, alle condizioni e nei limiti indicati dal Regolamento UE.

La richiesta di cancellazione dei dati personali non può essere accolta nella misura in cui il trattamento è necessario per l’adempimento di un obbligo giuridico, per l’esecuzione di compiti istituzionali, per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria e in ogni altro caso previsto dall’art. 17, paragrafo 3, Regolamento UE.

L’interessato ha diritto di opporsi in qualsiasi momento al trattamento dei propri dati personali, secondo quanto previsto dall’art. 21 Regolamento UE. L’interessato può proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali.

Per l’esercizio dei propri diritti, l’interessato può rivolgersi al Titolare, scrivendo all’indirizzo di posta elettronica certificata pec@cert.unipa.it oppure all’indirizzo e-mail rettore@unipa.it.

In alternativa, l’interessato può scrivere a: Università degli Studi di Palermo, Piazza Marina n. 61, 90133 - Palermo.

L’Università è tenuta a fornire una risposta entro un mese dalla richiesta, estensibili fino a tre mesi in caso di particolare complessità della richiesta.

Le modifiche e integrazioni a questo documento sono pubblicate nella sezione privacy del sito istituzionale dell’Università (www.unipa.it/privacy). In ogni caso, l’Università si impegna a comunicare direttamente agli interessati, tramite i propri canali istituzionali, le eventuali modifiche delle finalità del trattamento, dell’identità del titolare del trattamento e ogni altra modifica in grado di incidere in modo significativo sui diritti degli interessati o sul loro esercizio.