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Gli addenda sono aggiunte ai contratti predisposti dagli editori, nelle quali l’autore si riserva alcuni diritti (per es. il riuso a fini didattici o l’autoarchiviazione nel deposito istituzionale). Dal punto di vista tecnico l'addendum è uno schema contrattuale che mira a modificare il contratto di edizione; dal punto di vista del contenuto esso riserva all'autore alcuni diritti che gli permettono di riutilizzare la propria opera.
Per i contratti già firmati che non prevedono la ritenzione di alcuni diritti, l’autore proverà a richiedere all'editore che il contratto venga modificato con apposite clausole che lo consentano, del tipo “Concedo a [l'editore o la rivista] tutti i diritti di vendere o di cedere il testo (su carta o on line) del mio articolo [titolo dell'articolo]. Conservo solo il diritto di diffonderlo gratuitamente a fini scientifici o didattici, in particolare il diritto di auto-archiviarlo pubblicamente on line sul Web”.
È importante informarsi preventivamente con l'editore in merito alla sua politica; alcuni editori, ad esempio, non pubblicano opere precedentemente diffuse sotto licenza Creative Commons. Nel momento in cui si firma un contratto di edizione è opportuno leggerlo attentamente in tutte le sue parti, valutando la possibilità di cedere solo alcuni dei diritti (per esempio, quello di stampa ma non quello di messa a disposizione online).
Infine è sempre bene indagare sull’atteggiamento dell’editore rispetto all’archiviazione del pre-print di un articolo, consultando l’archivio Sherpa Romeo, il database tramite cui è possibile conoscere le politiche dei principali editori scientifici internazionali in merito all’autoarchiviazione dei prodotti di ricerca e che permette di verificare eventuali eccezioni applicate alla singola rivista in cui si intende pubblicare.
Consultandolo è possibile sapere se l’editore consente di depositare nell’archivio istituzionale almeno una versione del lavoro (publisher’s version, post-print, pre-print); a seconda delle politiche editoriali gli editori e i journal si dividono per colori:

 

Nel caso di editori non censiti in Sherpa Romeo sarà opportuno rivolgersi previamente all’editore stesso o consultare il censimento curato dall’Università di Torino.

Materiali utili per gli autori:

• Modello di addendum in lingua inglese 
• Modello di addendum in lingua italiana 
  ATTENZIONE: i modelli di addendum valgono, e possono essere utilizzati, non soltanto per articoli di rivista ma anche per altri tipi di lavori scientifici (contributi in volume, atti di convegno…)

• Personalizzazione dell’addendum (tramite Scholar's Copyright Addendum Engine, il servizio di Science Commons che permette in pochi click di generare un .pdf da presentare all’editore con i dati del lavoro scientifico. SCAE propone quattro modelli di addendum (Delayed Access, Access-Reuse, Immediate Access, MIT Amendment) secondo diversi livelli di diritti che l’autore può conservare: tutti prevedono la possibilità di riutilizzare l’opera per finalità didattiche e scientifiche e di archiviare una versione dell’articolo in siti personali e istituzionali e in repository ad accesso aperto; i modelli si differenziano relativamente all’eventuale periodo di embargo e alla possibilità di consentire a terzi il riutilizzo dell’opera (per i dettagli si può consultare: Federica Lorenzato, “I modelli contrattuali per l’accesso aperto alla conoscenza scientifica”, pp. 96-104.

Per approfondire:

• “Author’s rights: using the SPARC Author Addendum”: linee guida per gli autori, redatte da SPARC (Scholarly Publishing and Academic Resources Condition), per la tutela dei propri diritti e per compilare un addendum
• “I diritti dell’autore”: versione italiana delle linee guida SPARC, a cura di Antonella de Robbio
• La pagina “Author addenda” di OAD – Open Access Directory contiene un elenco di istituzioni scientifiche internazionali che da anni propongono un proprio modello personalizzato di addendum, con i relativi link
• Conosci i tuoi diritti”: indicazioni generali sulle alternative alle politiche di copyright" (tratte dal Progetto RoMEO del 2003)
• “Come posso auto-archiviare e far pubblicare il mio lavoro?”: indicazioni utili per l’autoarchiviazione del proprio lavoro nel rispetto degli accordi editoriali (tratte dal Progetto RoMEO del 2003)
• Federica Lorenzato, “I modelli contrattuali per l’accesso aperto alla conoscenza scientifica”