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Precisione e completezza nella descrizione dei prodotti scientifici nell'Archivio istituzionale della ricerca (IRIS UniPA) sono requisiti fondamentali per garantire non solo la pulizia formale ma anche una migliore funzionalità e coerenza delle informazioni contenute nel repository (che sono rese pubbliche al momento della validazione dei prodotti depositati). Il transito automatico degli identificativi prodotto (handle) con i relativi metadati bibliografici da IRIS UniPA al sito docente Login MIUR/Cineca costituisce ulteriore motivo per raccomandare agli autori accuratezza nelle descrizioni, che non devono essere quindi considerate un mero adempimento amministrativo ma, al contrario, un'utile strumento e un'opportunità in più per dare la giusta visibilità istituzionale al lavoro scientifico compiuto dai ricercatori.

Per tale motivo, gli autori dell'Ateneo dispongono, a partire dall'homepage <https://iris.unipa.it/>, di diversi strumenti di supporto per svolgere al meglio l'attività di descrizione. In proposito, per la loro validità generale, si segnalano soprattutto:

• la Guida rapida IRIS UniPA, che contiene tutte le indicazioni essenziali per effettuare l'autoarchiviazione dei prodotti in modo consapevole;
• le Linee guida per l’autoarchiviazione dei prodotti della ricerca nel modulo IR di Iris Unipa, che indicano passo passo le procedure da seguire e gli aspetti da considerare per potere depositare e descrivere i prodotti nel modo più rispondente alle esigenze del ricercatore e dell'Ateneo;
• le FAQ sull’Archivio Istituzionale dell’Università di Palermo, che anticipano e risolvono efficacemente, con opportuni approfondimenti e specificazioni, dubbi e criticità che possono presentarsi più frequentemente durante il processo di autoarchiviazione.

La descrizione dei contributi scientifici, al momento del deposito, deve essere completata dagli autori mediante l'inserimento di tutte le informazioni pertinenti; è obbligatorio il conferimento solo di alcuni dei campi descrittivi, tuttavia si consiglia caldamente di inserire anche i dati non obbligatori a propria disposizione. Occorre effettuare la descrizione nella modalità prescritta, prestando attenzione alle apposite istruzioni disponibili in corrispondenza di ciascuno dei campi del database proposti dal sistema IRIS UniPA in diverse schermate successive del modulo IR.

Tra i punti che meritano la massima attenzione da parte degli autori nel workflow di descrizione dei contributi scientifici, si sottolineano:

• la corretta individuazione e selezione della tipologia di prodotto che si sta archiviando: pertanto si consiglia di consultare, almeno la prima volta (ma sempre nei casi dubbi) l'Elenco Tipologie e Sottotipologie di prodotto scientifico presenti nell'Archivio Istituzionale dell'Università degli Studi di Palermo (IRIS) e relative definizioni;
• la necessità di riconoscersi in pubblicazioni identiche già inserite da altri (ed eventualmente modificarle per integrare o migliorare i dati descrittivi) anziché creare duplicati dei prodotti archiviati;
• la corretta segnalazione dei nominativi dei coautori, con specifica attenzione per quelli affiliati a qualunque titolo all'Ateneo al momento della pubblicazione del contributo (si segnala che l'Archivio istituzionale della ricerca è integrato con le informazioni presenti nell'Anagrafe delle persone afferenti a UniPA);
• l'importanza, allo scopo di migliorare l’esposizione e la valorizzazione bibliometrica dei propri lavori, della compilazione dei campi che riguardano il settore scientifico disciplinare del prodotto, il Digital Object Identifier (DOI) e gli altri codici identificativi del prodotto (WOS, Scopus, Pubmed, come indicato alla pagina web "Come associare a IRIS i codici prodotto"), oltre all’URL alternativo per accedere alla versione digitale presso il sito dell'editore (laddove disponibili);
• l'opportunità di compilare il campo relativo all'abstract anche in lingua inglese e di indicare la presenza o meno di coautori stranieri, e la rilevanza internazionale o meno del contributo archiviato (in caso di dubbio, è utile attenersi ai criteri suggeriti nella sezione "Workflow e suggerimenti per l'autoarchiviazione" delle FAQ).

Infine, si ribadisce l'opportunità, qualora permanessero dubbi o si notassero criticità, di contattare il Gruppo di lavoro istituito ad hoc dall'Ateneo (con decreto rettorale n. 1661/2018 e s.m.i.), ai sensi dell'art. 6 del Regolamento di Ateneo per il deposito dei prodotti della ricerca nell’Archivio istituzionale e l’accesso aperto alla letteratura scientifica, per la migliore gestione dei flussi di informazioni nell'Archivio istituzionale della ricerca.