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Il Responsabile dell’U.O. Affari Generali e Istituzionali assume la diretta responsabilità del coordinamento delle attività a supporto degli Organi Collegiali del Dipartimento, effettua la verifica della documentazione prodotta dal personale docente, ricercatore, TA e altre tipologie di soggetti che, a vario titolo, frequentano la Struttura. Deve, altresì, garantire la corretta gestione e archiviazione della documentazione amministrativa trasmessa o da trasmettere a mezzo posta certificata del Dipartimento. Assume l’attuazione delle delibere esitate dagli Organi Collegiali e garantisce, nello svolgimento della propria attività lavorativa, il rispetto dei Regolamenti e della Normativa vigente inerente alle attività da sottoporre agli Organi Collegiali del Dipartimento.
Il soggetto incaricato assume il ruolo di unico riferimento per tutti i docenti/ricercatori afferenti alla struttura per la gestione della documentazione da discutere e portare all’attenzione degli Organi di Governo. Nello specifico si fa carico della responsabilità delle seguenti attività:

• Collaborare con il personale delle altre U.O. e FSP del Dipartimento per specifici compiti di volta in volta richiesti ed individuati dal Direttore del Dipartimento e/o dal proprio Delegato di riferimento e dal Responsabile Amministrativo;
• Collaborare con il Direttore del Dipartimento e il Responsabile Amministrativo nell’analisi di problematiche poste alla loro attenzione promuovendo iniziative e/o soluzioni sia di carattere generale e sia specifiche rispetto alle esigenze del Dipartimento; 
• Organizzare la raccolta della documentazione da porre in discussione ed eventuale approvazione degli Organi Collegiali del Dipartimento (Consiglio e Giunta di Dipartimento), compresa la redazione delle proposte di delibera da sottoporre alla loro attenzione nel rispetto della vigente normativa;
• Verbalizzare le adunanze da porre a successiva approvazione dell’Organo di riferimento;
• Provvede alla stesura degli estratti di verbale di specifici punti all’ordine del giorno, curando la successiva trasmissione degli stessi alle UO e/o FSP e/o Dipartimenti interessati, al fine di dare seguito a quanto deliberato dal Dipartimento;
• Collaborare con il Direttore del Dipartimento e il Responsabile Amministrativo nelle procedure di elaborazione di Regolamenti interni, curando la predisposizione, la proposizione e delibera in seno al Consiglio di Dipartimento e loro pubblicazione sul sito web del Dipartimento;
• Collaborare con il Direttore del Dipartimento e il Responsabile Amministrativo allo studio di modifiche Regolamentari, proposte da parte dei docenti/ricercatori e personale T.A. del Dipartimento;
• Provvede all’elaborazione dei decreti direttoriali, alla predisposizione di note e circolari interne da sottoporre alla firma, su indicazione del Direttore, dei Delegati del Direttore e del Responsabile Amministrativo;
• Gestire in accoro con il Direttore del Dipartimento la predisposizione delle convocazioni degli Organi Collegiali della Struttura;
• Provvede alla pubblicazione degli esiti delle sedute degli Organi Collegiali all’interno del sito web del Dipartimento con il supporto dell’apposita FSP dipartimentale;
• Gestire, in accordo con il Direttore del Dipartimento alla predisposizione delle procedure di elezione delle rappresentanze in seno agli Organi del Dipartimento;
• Collaborare con il Responsabile Amministrativo alla gestione delle risorse umane assegnate promuovendo iniziative volte al miglioramento dell’organizzazione della struttura.

FSP - Gestione Organi Collegiali

• Collabora con il Direttore del Dipartimento alla programmazione delle sedute degli Organi Collegiali del Dipartimento, incluso la predisposizione della bozza di convocazione e successiva trasmissione ai componenti;
• Si fa carico dell’acquisizione della documentazione trasmessa dai docenti, ricercatori, personale TA e altre figure del Dipartimento avendo cura di sottoporla all’analisi e valutazione del Direttore, del Responsabile Amministrativo e del Responsabile dell’U.O. di riferimento;
• Si fa carico della procedura relativa alla stipula di Convenzioni, Accordi, Protocolli d’intesa ed altri rapporti di collaborazione, con enti esterni pubblici e privati, altre istituzioni, imprese ed altri soggetti finalizzati all’attivazione di programmi/progetti per attività di ricerca di volta in volta richiesti dai diversi docenti e ricercatori del Dipartimento e ne cura le fasi autorizzative;
• Collabora con il personale docente e ricercatore alla predisposizione delle richieste di attivazione di borse di dottorato di ricerca, assegni di ricerca, borse di studio post-lauream e contratti di ricerca da trasmettere alla discussione degli Organi del Dipartimento;
• Cura e gestisce le attività legate alla comunicazione, protocollo digitale ed archiviazione documentale della documentazione prodotta, gestisce e monitorizza le comunicazioni pervenute via pec al Dipartimento;
• Si fa carico della raccolta della documentazione, protocollazione, fascicolazione ed archiviazione nel rispetto della normativa vigente.