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Avviato il processo di modifica del Regolamento per il rimborso delle spese di missione, nel quale si introducono importanti semplificazioni delle procedure. Il CdA ha approvato il nuovo testo, che sarà quindi sottoposto al parere del Senato Accademico e, successivamente, alla definitiva approvazione del Consiglio.

Le principali modifiche sono funzionali all’implementazione del progetto di digitalizzazione attualmente in fase di test, che permetterà di svolgere tutte le procedure, dalla richiesta di autorizzazione al rimborso, sulla nuova piattaforma recentemente acquisita dall’Ateneo e che progressivamente verrà utilizzata per tutte le procedure di Ateneo.

 

Di particolare rilevanza sono le nuove regole per la digitalizzazione dei documenti giustificativi delle spese ai fini del rimborso.

I documenti giustificativi dovranno infatti essere trasmessi al Centro gestionale, tramite caricamento sulla piattaforma informatica, secondo le seguenti modalità:

a)     i documenti giustificativi nativi digitali vanno caricati direttamente sulla piattaforma informatica;

b)     i documenti giustificativi analogici originali su supporto cartaceo vanno scansionati o fotografati e caricati sulla piattaforma. Il richiedente dovrà verificare che la copia informatica abbia adeguate caratteristiche di leggibilità e dovrà apporre la propria firma digitale per attestare, ai sensi dell’art. 47 del DPR 445/2000, la conformità delle copie digitali con gli originali, anche cumulativamente per tutti i giustificativi. Nel caso di documenti “non unici” (fatture, ricevute, scontrini emessi in Italia o in paesi UE, per i quali sussiste l’obbligo per l’esercente di conservare una copia), il richiedente è tenuto a conservare gli originali fino al momento dell’avvenuta liquidazione e a consegnarli al Centro gestionale qualora quest’ultimo dovesse richiederli per effettuare controlli a campione. Una volta ricevuta la liquidazione o effettuato il controllo a campione, l’originale cartaceo potrà essere distrutto, salvo nel caso in cui i fondi sui quali grava la spesa prevedano la conservazione del giustificativo cartaceo originale. Per i giustificativi di spesa "unici”, dopo averne caricata la scansione sulla piattaforma, il richiedente è invece tenuto a consegnare gli originali entro 30 giorni dalla presentazione della richiesta di liquidazione. Il personale delegato del Centro gestionale preposto al controllo procederà alla verifica di corrispondenza con le copie caricate sulla piattaforma informatica dal richiedente e, una volta certificata la corrispondenza tra l’originale e la copia digitale, procederà alla distruzione dell’originale cartaceo, salvo che i fondi sui quali grava la spesa non prevedano la conservazione del giustificativo cartaceo originale.

Per il Personale docente e TAB interno all’Ateneo e per i soggetti ai quali l’Ateneo riconosce indennità periodiche, il Centro gestionale provvederà al rimborso delle spese in seguito al caricamento dei giustificativi sulla piattaforma informatica e ai successivi controlli, senza attendere l’eventuale deposito delle copie cartacee. In caso di mancata presentazione della documentazione cartacea, ove dovuta, l’Amministrazione procederà al recupero delle somme corrispondenti alla documentazione mancante. Per i restanti soggetti richiedenti, il Centro gestionale provvederà invece al rimborso delle spese sostenute solo in seguito al caricamento dei giustificativi sulla piattaforma informatica e, ove dovuto, al deposito della documentazione cartacea.

 

Altre significative modifiche riguardano le procedure autorizzative, per le quali si chiarisce che, nel caso in cui le spese di missione gravino su finanziamenti destinati alla realizzazione di programmi di ricerca o su fondi da prestazioni per conto terzi, l’autorizzazione sia comunque di esclusiva competenza del responsabile della Struttura (ad esempio, il Direttore per i dipartimenti) e che il nulla osta del titolare dei finanziamenti o del responsabile scientifico del progetto sia solo funzionale al rimborso. Pertanto, in assenza di tale nulla osta, il richiedente, ove autorizzato allo svolgimento della missione, può comunque svolgere la missione rinunciando al rimborso o reiterare la richiesta indicando altri fondi a copertura delle spese.

 

In aggiunta alle spese di viaggio e trasporto, di vitto e di alloggio, si prevede inoltre che siano rimborsabili anche le seguenti spese complementari, se direttamente connesse allo svolgimento della missione:

a)     di iscrizione a convegni o conferenze;

b)     spese per visti consolari;

c)     tasse di soggiorno;

d)     spese per vaccinazioni obbligatorie e spese farmaceutiche per profilassi;

e)     assicurazione sanitaria a copertura delle spese mediche, farmaceutiche e ospedaliere nei Paesi extra UE;

f)      spese per mance, quando obbligatorie e documentate;

g)     spese per deposito bagagli;

h)     spese per ingressi a musei e mostre strettamente inerenti all’oggetto della missione;

i)      spese di parcheggio, in caso di autorizzazione all’uso del mezzo proprio;

j)      spese per fotocopie, stampe, poster, dispense, opuscoli utilizzati per lo svolgimento della missione;

k)     spese per collegamenti ad internet;

l)      spese per assicurazioni facoltative;

m)   spese per vaccinazioni facoltative

Le spese di cui alle lettere e), i), k), l), m) sono soggette a tassazione ai sensi di quanto previsto dal DPR 917/1986.

 

Con riferimento ai massimali di spesa previsti per i pasti, è stato proposto l’aumento dagli attuali importi di € 35 (un pasto) e € 70 (due pasti), rispettivamente, a € 50 e € 100. Tale incremento ha tuttavia incontrato il parere negativo del Collegio dei Revisori dei Conti ed è pertanto in corso un approfondimento normativo.

Per i massimali di spesa per l’alloggio, si sono eliminati i tetti precedentemente previsti, prevedendo soltanto il limite delle “quattro stelle” per i docenti, i componenti di Organi di governo, di controllo, di valutazione e consultivi dell'Ateneo, i Dirigenti e gli E.P. e il limite delle “tre stelle” per il rimanente personale, consentendo comunque le quattro stelle nel caso in cui la spesa sia contenuta entro i 170 euro.