In questi casi è sufficiente cliccare sul pulsante denominato “reinvia messaggio” presente nella sezione Destinatari. Titulus mostrerà una finestra in cui sarà possibile correggere l’indirizzo del destinatario e procedere con un secondo tentativo di invio.

La registrazione di protocollo non va considerata come una “cartella” sulla quale aggiungere successiva-mente documenti.

Ove fosse necessario effettuare una integrazione ad un protocollo, i nuovi allegati inerenti la pratica possono essere inseriti in una nuova registrazione ed allegati al fascicolo relativo. La fascicolazione consente di aggregare logicamente documenti che naturalmente possono essere perfezionati in momenti diversi e successivi ri-spetto al protocollo “iniziale”. 

I documenti possono essere “collegati” tra loro mediante l’apposita funzione prevista in Titulus. Ciò consente di passare direttamente da un documento ad altri che ne siano integrazione o complemento direttamente agendo sul link creato.

E’ opportuno inoltre aggiungere un’annotazione al documento principale per dare evidenza dell'integrazione effettuata.

Vedi guida su come collegare documenti su titulus

Probabilmente un destinatario della precedente registrazione non è più valido a causa di un recente aggiornamento di afferenza organizzativa dello stesso. Questo evento è altamente probabile, considerate le numerose riorganizzazioni dal nostro Ateneo. È sufficiente rimuovere il destinatario errato e reinserirlo per risolvere il problema dell'afferenza organizzativa.

Il responsabile della struttura deve inviare una email a mail-protocollo(at)unipa.it inserendo il file da pubblicare, l'oggetto e il periodo di pubblicazione (da data a data). Provvederemo quanto prima ad effettuare la pubblicazione notificandolo al responsabile per email.

Questo è in pratica un compendio degli errori da evitare nella redazione di documenti e nell’invio di comunicazioni per una pubblica amministrazione. Nessuna delle parti di questo esempio contiene una sottoscrizione valida: il messaggio, proveniente da un indirizzo di email le cui credenziali sono condivise tra più utenti, non consente di riconoscerne l’autore né fornisce indicazioni utili alla sua individuazione, ma al massimo permette di circoscrivere il novero degli ipotetici autori. Le firme grafiche non costituiscono in alcun modo una valida sottoscrizione del documento, potendo essere facilmente copiate da un altro documento come elementi grafici, esattamente come può dirsi per la “carta intestata”. Di conseguenza, l’intera comunicazione risulta non firmata e può essere legittimamente considerata priva di valore.

Molto più che deprecabile, tale modalità potrebbe facilmente rientrare tra le fattispecie di reato previste dal codice penale per il falso in atto pubblico (art. 483) o la sostituzione di persona (art. 494). Ancora una volta, si ribadisce che non si tratta in alcun modo di una valida sottoscrizione del documento, ed è totalmente priva di valore l’annotazione, che risulta autoreferenziale e risibilmente tautologica.

Questa domanda è frutto di un fraintendimento. L’uso della locuzione “F.to” o qualunque riferimento alla “firma” nelle annotazioni non fa altro che creare confusione. Se è richiesta una firma sul documento, il documento va firmato digitalmente. Diversamente, l’annotazione NON COSTITUISCE NE’ SOSTITUISCE IN ALCUN MODO LA SOTTOSCRIZIONE DEL DOCUMENTO. E’ una manifestazione di volontà e di instradamento che agisce sul flusso procedurale, e che contribuisce (oppure osta) al suo avanzamento. Con riferimento al caso indicato, una annotazione significativamente e funzionalmente corretta potrebbe essere “Nella qualità di responsabile del procedimento, lo scrivente approva [dà il proprio assenso, nega il consenso, sconsiglia/restituisce per i seguenti motivi, ecc.]”.

No. L’immagine della firma è un artificio tecnico utilizzato in un documento in formato PDF (firma PAdES) per creare un effetto analogico sul documento informatico firmato digitalmente. Legalmente non presenta aspetti negativi, in quanto gli strumenti di verifica della firma digitale non sono influenzati dall’inserimento contestuale di questa immagine della firma. D’altra parte, questa funzionalità è fuorviante perché crea un’ambigua similitudine tra il cartaceo e il digitale, favorendo la mentalità analogica rispetto a quella digitale, che è diversa e tale deve essere nel modo meno equivoco possibile.

Non è la scelta corretta. L’annotazione non va utilizzata in sostituzione di altri mezzi di comunicazione (e-mail, telefono, Teams...), ben più adatti al caso in argomento, ma per di più non modifica in alcun modo l’attribuzione data al documento. Piuttosto, è possibile rigettare il documento (se si è RPA) o rimuoversi dai CC, per mezzo dei pulsanti a ciò dedicati, e contattare diversamente l’operatore per segnalargli il disguido.

Sebbene sia un’operazione possibile in quanto il risultato sarà comunque un file validamente firmato, si tratta di una procedura inutilmente ridondante (perché non esportare il file in formato PDF e firmarlo digitalmente?), formalmente deprecata ai sensi della normativa che regola la formazione dei documenti presso le pubbliche amministrazioni, che costituisce uno spreco di risorse e il cui prodotto spesso genera errori in Titulus. Inoltre, i file così creati hanno dimensioni di gran lunga superiori e di solito impediscono l’indicizzazione del contenuto e la ricerca di testo al suo interno.

Assolutamente no. Le annotazioni non sostituiscono in alcun modo la sottoscrizione del documento, e poiché sono attinenti alla procedura e non al documento, non vengono rese disponibili ai destinatari esterni. Titulus in questo caso può soltanto certificare la provenienza del messaggio dal sistema di protocollo dell’Ateneo (attraverso la PEC associata alla AOO mittente), ma il documento risulterà privo di sottoscrizione. L’allegato dovrà necessariamente essere firmato digitalmente prima dell’invio ai destinatari.

Se si tratta di un file con estensione PDF (quindi in formato PAdES), puoi utilizzare lo stesso programma con il quale lo visualizzi (Acrobat Reader o qualunque pdf reader recente), oppure un software per la firma digitale come Go Sign Desktop. Quest’ultimo tipo di software è invece la scelta esclusiva se il file ha estensione P7M, ed è quindi firmato in modalità CAdES.

Poiché il formato PAdES si applica solo ai file di tipo PDF, dovrai necessariamente utilizzare il formato CAdES: il risultato sarà un file con estensione p7m che conterrà al suo interno i due file.

No. Un messaggio e-mail è un documento sottoscritto con firma elettronica. La sua stampa in formato PDF viola il requisito di integrità del documento[1], in quanto tale operazione elimina dal messaggio tutte le informazioni riguardanti il trasporto (data, ora, indirizzo del mittente, percorso del messaggio, ecc.) utili alla valutazione in fase di giudizio, rendendo di fatto non più valida la firma. Inoltre, la stampa non tiene in considerazione la presenza di eventuali allegati, o al più riproduce quelli visibili come immagine. Per la corretta registrazione sul sistema di protocollo, il messaggio va quindi estratto dal client di posta nel suo formato nativo. Il metodo di estrazione del messaggio dipende dal client utilizzato. Il risultato sarà un singolo file (solitamente con estensione .eml, più raramente .msg) che conterrà il corpo del messaggio, tutti gli eventuali allegati e manterrà inalterate le altre informazioni che lo corredano.