Responsabile Amministrativo  

• Collabora con il Direttore Generale ed i Dirigenti delle Aree dell’Amministrazione Centrale di Ateneo per specifici compiti rispettivamente di volta in volta richiesti dal Direttore Generale e/o dal Dirigente;
• supporta il Direttore di Dipartimento nelle attività di natura gestionale;
• programma, coordina e controlla tutte le attività di natura amministrativo-contabili e gestionali attribuite al Dipartimento in ragione della propria autonomia;
• programma, coordina e controlla tutte le attività attribuite alle Unità Operative del Dipartimento;
• assicura la corretta, completa e tempestiva attuazione dello Statuto, del Regolamento di Finanza Amministrazione e Contabilità, degli altri regolamenti e dalle leggi che hanno refluenze sulle attività dipartimentali di competenza;
• assume le funzioni e le responsabilità attribuiti dallo Statuto, dal Regolamento di Finanza Amministrazione e Contabilità, dagli altri regolamenti e dalle leggi;
• programma, coordina e controlla tutte le attività di competenza del personale tecnico- amministrativo assegnato al Dipartimento: definizione e controllo dei carichi di lavoro; assegnazione degli obiettivi; autorizzazione al lavoro straordinario, organizzazione del lavoro agile; programmazione del piano ferie, etc;
• effettua la valutazione della performance del personale T.A. afferente alla Struttura;
• cura la predisposizione e le fasi di approvazione di tutti i documenti relativi ai budget periodici da sottoporre ai preposti Organi Collegiali dipartimentali;
• programma, coordina e controlla tutte le attività amministrativo-contabili necessarie per assicurare le operazioni di natura ordinaria e straordinaria, nel corso dell’esercizio contabile, e di tutte le operazioni previste nella fase di chiusura del bilancio (periodico e di fine anno);
• vigila sulla corretta esecuzione di eventuali disposizioni impartite dai vertici di Ateneo rientranti negli ambiti di competenza del Dipartimento;
• vigila sul corretto svolgimento delle attività di digitalizzazione e dematerializzazione documentale del Dipartimento sovraintendendo alla corretta archiviazione degli atti amministrativi;
• in ottemperanza alle indicazioni del Direttore Generale si raccorda con gli altri Responsabili Amministrativi per la migliore armonizzazione delle procedure poste in essere dai Dipartimenti.

U.O. Didattica e Internazionalizzazione

• supporta la Delegata alla Didattica e il Direttore del Dipartimento nella Progettazione e approvazione dell’Offerta Formativa, programmata ed erogata, relativa ai Corsi di studio di Nuova istituzione e già istituiti presso il DMI;
• mantiene contatti diretti con il Manager Didattico dell’ambito di Scienze di Base e Applicate per tutto ciò che concerne la programmazione didattica;
• trasmette agli Uffici dell’Amministrazione centrale tutte le delibere esitate in Consiglio e relative alla didattica;
• supporta i Coordinatori dei CDS afferenti al DMI nella predisposizione dei manifesti degli studi e dei Regolamenti;
• monitora e aggiorna i quadri di copertura degli insegnamenti;
• definisce il quadro complessivo dell’orario delle lezioni e la relativa attribuzione di aule e laboratori;
• carica nell’applicativo OFFWEB l’orario delle lezioni e l’occupazione delle aule per singolo Corso di Studio;
• predispone i calendari degli esami di profitto e di laurea per singolo Corso di Studio in conformità al calendario Didattico di Ateneo con relativa attribuzione delle aule
• carica nell’applicativo OFFWEB: appelli e commissioni d'esame, registri elettronici, prenotazione aule e sale riunioni per tutte le altre attività dipartimentali (seminari, riunioni, attività integrative, Open day, ecc.);
• si occupa della gestione delle procedure correlate alle attività dell’esame finale dei Corsi di Studio;
• cura la pubblicazione nella pagina Web del Dipartimento di tutte le notizie relative agli OFA (modalità di recupero, date di svolgimento delle prove, risultati delle prove, ecc.);
• si occupa della gestione e del monitoraggio dei progetti formativi di tirocinio sul portale Almalaurea di tutti i CDS afferenti al DMI;
• svolge attività di front office agli studenti sotto le varie forme (in presenza, per posta elettronica, telefonicamente);
• si occupa della gestione del database CSA CINECA: inserimento dei “Cultori della materia”, "Docenti a contratto e in convenzione";
• supporta le attività della Commissione Paritetica Docenti-Studenti di Dipartimento;
• gestione dei CDS afferenti al Dipartimento;

FSP Supporto amministrativo alla U.O.

• Supporta il responsabile della U.O. Didattica nell'inserimento su OFFWEB degli appelli di esame e dei registri delle lezioni di tutti i corsi di laurea afferenti al DMI;
• si occupa delle procedure di reclutamento: emissione dei bandi di affidamento incarichi, predisposizione delibere di affidamento, predisposizione dei contratti, stipula e registrazione su CSA e relativa trasmissione di tutta la documentazione agli uffici centrali competenti;
• predispone e gestisce le procedure amministrative dei Progetti di Lauree Scientifiche (PLS);
• cura gli adempimenti connessi alla “Trasparenza” in materia di didattica;
• si occupa delle procedure legate alla mobilità internazionale degli studenti (ERASMUS) di “Visiting Student" e "Visiting Researcher";
• gestisce tutte le procedure di internazionalizzazione (nomination, learning agreement, pratiche before, during e after mobility);
• supporta la U.O. Didattica nella gestione del database CSA CINECA: inserimento dei “Cultori della materia”, "Docenti a contratto e in convenzione";
• si occupa della gestione delle procedure di elezione dei docenti, del personale TA e delle rappresentanze studentesche negli organi collegiali del Dipartimento;
• supporta le attività della Commissione PQA del Dipartimento nel monitoraggio della mobilità internazionale dei Docenti in entrata ed in uscita.

U.O. Ricerca e Terza Missione

• Supporta il Delegato del Direttore del Dipartimento alla terza missione;
• si occupa del Conto terzi e delle convenzioni;
• organizzazione di seminari/convegni all’interno del Dipartimento;
• rendicontazione finanziamenti e progetti di ricerca;
• predispone gli atti da sottoporre all’approvazione degli Organi Collegiali per le variazioni incrementative di bilancio a seguito di finanziamenti di progetti, convenzioni e contratti con Enti esterni;
• fornisce supporto tecnico ai docenti per la definizione, in fase di presentazione, del budget finanziario dei progetti;
• supporta i docenti per le rendicontazioni contabili e amministrative dei progetti di ricerca.

U.O. Contabilità e Bilancio

• Assicura lo svolgimento delle attività amministrativo-contabili del Dipartimento;
• partecipa alle sedute del Consiglio e della Giunta del Dipartimento con funzione di segretario verbalizzante e con voto deliberativo;
• provvede alla verifica e parifica del fondo economato come previsto dal Regolamento per la gestione del fondo economale;
• provvede all’accertamento delle entrate, all’assunzione degli impegni, alle liquidazioni della spesa nonché alla sottoscrizione dei documenti contabili e agli ordinativi di pagamento previsti dal Regolamento per l’Amministrazione la finanza e la contabilità;
• in solido con il Direttore del Dipartimento è responsabile della tenuta dell’archivio degli atti ufficiali del Dipartimento e dei documenti contabili;
provvede alla predisposizione del bilancio di previsione;
• predispone le proposte di delibera per gli storni e le variazioni di budget per il CdA;
• monitora i progetti contabili;
• aggiorna il modulo progetti su piattaforma U-GOV;
• provvede ad effettuare gli storni entro il terzo livello;
• coordina le funzioni specialistiche;
• provvede a prenotare i CIG;
• provvede ad ottenere i DURC;
• è delegato in qualità di operatore di verifica sulla piattaforma MEPA;
• è punto ordinante sulla piattaforma MEPA.

FSP Gestore della procedura di contabilità, supporto fondo economale e rimborso missioni

• Gestione del fondo economale;
• Coadiuva il RAD per la predisposizione del bilancio di previsione;
• Provvede al pagamento delle missioni;
• Provvede al pagamento fatture;
• Provvede ai rimborsi degli invited in occasione di eventi culturali (seminari/convegni).

 

U.O. Servizi Generali, logistica, sicurezza e ICT

• Controlla e monitora tutti i servizi di base e di supporto logistico (pulizia, front office e portierato, traslochi e facchinaggio, rifiuti speciali e manutenzioni);
• svolge attività legate alle definizioni e pianificazioni dei fabbisogni e degli acquisti di beni e servizi connessi alla didattica e all’ICT;
• svolge supporto per l’attività di indagine di mercato per acquisizione di beni e servizi;
• coordina, cura e gestisce le attività e le procedure per la pulizia e il mantenimento in efficienza degli impianti tecnici e/o attrezzature negli spazi adibiti alla attività di didattica;
• monitora le necessarie manutenzioni agli spazi, ai servizi, agli impianti tecnici e tecnologici, agli arredi;
• predispone e cura i rapporti con gli operatori economici esterni assegnatari di contratti manutentivi e/o di installazioni ex-novo e monitora le attività previste;
• svolge attività di referente unico per gli interventi di installazione e/o manutenzione di impianti tecnici e tecnologici e di manutenzione edile svolgendo il ruolo di interfaccia con l’Area dei Servizi Tecnici di Ateneo;
• referente locale dei contratti di Ateneo per i servizi di pulizia, raccolta differenziata, accoglienza e portierato, vigilanza, traslochi, facchinaggio e manutenzione;
• mette in atto le disposizioni stabilite e impartite dalla Direzione in merito alla pianificazione, programmazione, coordinamento e gestione delle attività relative all’adozione delle idonee misure di prevenzione e protezione nell’ambito dei servizi di sicurezza di competenza del Dipartimento;
• predispone e coordina lo smaltimento del materiale elettronico e informatico (RAEE) e ingombranti;
• definisce le procedure da adottare per la raccolta dei beni e per lo spostamento temporaneo in locale deposito;
• monitora e coordina la gestione e l’approvvigionamento dei presidi sanitari di Primo Soccorso;
• detiene e fornisce, ai fini delle necessità dipartimentali, le planimetrie delle aree e delle pertinenze del DMI, curandone l’aggiornamento (in collaborazione con l’Area Tecnica e Patrimoniale e i Servizi di Prevenzione e Protezione di Ateneo).

FSP Logistica ed FM4

• Cura la verifica dell’efficienza e l’eventuale ripristino dei presidi sanitari di Primo Soccorso per i plessi di Via Archirafi n. 34 e n. 28;
• svolge le attività legate alle definizioni e alle pianificazioni dei fabbisogni e degli acquisti di beni e servizi;
• è incaricato alle attività di Primo Soccorso e Antincendio per l’edificio di Via Archirafi n. 34;
• vigila sulle attività di manutenzione dei dispositivi antincendio per le pertinenze di Via Archirafi n. 34;
• vigila sulle attività di manutenzione dei dispositivi antincendio del Dipartimento;
• vigila sulle attività ordinarie di manutenzione degli impianti elevatori del Dipartimento;
• vigila sui servizi di base e supporto logistico (pulizia, traslochi, facchinaggio, manutenzioni) all’interno del Dipartimento;
• Supporta le attività prodromiche alla Convenzione CONSIP “Facility Management (FM4)”.

FSP Amministratore di sistema informatico dipartimentale

• Si occupa del monitoraggio della sicurezza informatica relativamente ai dati, ai sistemi e alle infrastrutture all’interno del Dipartimento sia per quanto riguarda il plesso principali in Via Archirafi n. 34 che per quanto riguarda le aule di Via Archirafi n. 28;
• si occupa di curare gli aspetti informatici legati al VoIP, alla configurazione degli account wi-fi ospiti del Dipartimento;
• gestisce e monitora, dal punto di vista dell’internetworking, i plessi del Dipartimento;
• svolge attività di monitoraggio e assistenza per la gestione della rete wired e wireless di Dipartimento e delle misure minime di protezione e sicurezza anche interagendo con il SIA;
• gestisce le aule multimediali didattiche;
• si occupa di fornire assistenza alle utenze di Dipartimento per le problematiche ICT;
• è addetto alla gestione delle immagini e filmati per gli impianti di video sorveglianza;
• si occupa di verificare l’utenza digitale per l’assistenza alla didattica;
• si occupa del collaudo delle apparecchiature informatiche;
• si occupa della sicurezza informatica del Dipartimento gestendo e proponendo soluzioni e politiche di sicurezza;
• si occupa dei processi di digitalizzazione e dematerializzazione messi in atto;
• si occupa di fornire supporto informatico alle attività istituzionali del Dipartimento (votazioni, convocazione e svolgimento di consigli).

U.O. Affari Generali e Istituzionali

• Cura i rapporti con il settore Organi collegiali ed elezioni;
• cura le attività giuridico-amministrative degli ambiti di tipo elettorale degli organi istituzionali di Dipartimento;
• fornisce supporto in ordine alla gestione, revisione e omogeneizzazione dei flussi documentali amministrativi e contabili in coerenza con le norme di dematerializzazione;
• cura gli accordi con soggetti pubblici e privati;
• cura le attività connesse al Protocollo ed alla gestione dell'archivio cartaceo e digitale del Dipartimento.

FSP Gestione amministrativa acquisti FFO, Ricerca e Terza Missione

• Collabora con le UU.OO. di riferimento nella gestione amministrativa del ciclo attivo e passivo sui fondi di riferimento;
• gestisce l’esecuzione delle procedure inerenti all’acquisizione di beni e servizi: processo, interlocuzione con i fornitori, richiesta preventivi, acquisizione documentazione di gara, emissione buoni d’ordine sui fondi di riferimento;
• procede alle operazioni di liquidazione e creazione degli ordinativi di pagamento;
• collabora nelle procedure di acquisizione della documentazione preliminare e di verifica degli acquisti sui fondi di riferimento;
• procede alle operazioni di liquidazione e creazione degli ordinativi di pagamento e di incasso sui fondi di riferimento;
• è delegato alla operatività sulla Piattaforma Incentivi alla Ricerca dedicata alla gestione dei fondi FFR di Ateneo;
• supporta le UU.OO. di riferimento nelle procedure di inventariazione e di gestione del patrimonio;