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Tutti i prodotti autoarchiviati dagli autori di Ateneo sono sottoposti, come previsto dal Regolamento di Ateneo per il deposito dei prodotti della ricerca nell’Archivio istituzionale e l’accesso aperto alla letteratura scientifica, a un processo di validazione. Il workflow di validazione non consiste in alcun modo in un giudizio di merito sulla bontà scientifica dei contributi degli autori, e ha invece lo scopo di garantire coerenza e uniformità di trattamento ai materiali archiviati nel database IRIS UniPA, verificare le condizioni di accessibilità dei full-text allegati alle descrizioni, in modo da potenziarne l'esposizione e l'accessibilità pubblica. La validazione, in tal senso, avviene nel pieno rispetto delle scelte degli autori relativamente all'adesione o meno alla policy di Ateneo sull'accesso aperto, come anche delle prerogative degli editori, anche nel caso in cui l'autore abbia ceduto in tutto o in parte all'editore i propri diritti.

Il sistema di gestione IRIS UniPA, in conformità al Regolamento di Ateneo, prevede che in ciascun Dipartimento vi siano persone abilitate alla validazione della collezione di prodotti della ricerca depositati dagli autori che afferiscono al Dipartimento stesso al momento dell'autoarchiviazione.

Il workflow di validazione avviene in due fasi (WF1 e WF2). Nella prima fase (WF1), viene esercitato un controllo di tipo tecnico a cura dei bibliotecari individuati tra i componenti del Gruppo di lavoro istituito ai sensi dell’art. 6 del Regolamento di Ateneo. I bibliotecari provvedono a opportune verifiche di coerenza della scelta della tipologia di prodotto operata dall’autore, e controllano anzitutto la congruità e la completezza dei metadati inseriti (anno di pubblicazione; individuazione degli autori e corretta associazione dei nominativi presenti nell'Anagrafe di Ateneo; altri dati specifici sulla pubblicazione, es. volume, fascicolo, paginazione, codici identificativi del prodotto, etc.). Procedono poi al necessario controllo incrociato di coerenza tra l’opzione di disseminazione del full-text caricato dall'autore (verificando se gli autori abbiano confermato o negato l'adesione alla policy di Ateneo in favore dell'accesso aperto alle pubblicazioni) e l'opzione di disseminazione pubblica, con o senza embargo, prevista per le specifiche versioni del contributo archiviate (verificando la politica dell'editore, eventualmente esplicitata tramite la piattaforma Sherpa-Romeo, ed esaminando gli accordi editoriali esistenti).
Nella seconda fase (WF2) si procede alla validazione definitiva, a cura dei Direttori di Dipartimento e/o loro delegati (altri docenti del Dipartimento, e/o gli stessi bibliotecari che hanno curato lo step WF1), con la conseguente esposizione pubblica della scheda prodotto (e degli allegati eventualmente ad accesso aperto come consentito dalle norme) sul portale pubblico <https://iris.unipa.it/> e il trasferimento dei metadati e dei files .pdf dei contributi anche alle pagine personali dei coautori (sito docente Login MIUR gestito da CINECA).

Per ogni chiarimento e approfondimento in merito al workflow di validazione, si segnalano le Linee guida per la validazione dei prodotti nel modulo IR di IRIS UniPA, curate e costantemente aggiornate dal Settore Servizi per la ricerca e diffusione della conoscenza scientifica del SBA.