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La presente comunicazione è di interesse per tutti gli atenei utenti della procedura Ugov-Contabilità e Ugov-Gestione Progetti e intende fornire alcune informazioni sulle attività in corso per supportare gli Atenei negli adempimenti previsti delle normative sui limiti di spesa, come definiti dalla normativa in merito:

• Legge di bilancio 2020 (legge nr. 160 del 27/12/2019 art. 1 commi 590-602 + 610-612 per ICT)
• Circolare 9 MEF-RGS del 21/04/2020
• Nota MIUR del 23/04/2020 prot 0024407

Si è ancora in attesa che il Miur, d’intesa con il Ministero dell’Economia e delle Finanze, predisponga, tenuto conto della specificità del sistema universitario e delle disposizioni apposite emanate al riguardo, una conseguente nota esplicativa e di indirizzo in relazione alle modalità attraverso le quali saranno applicate le nuove norme, individuando la correlazione delle voci fra i diversi schemi di bilancio.

La circolare MEF del 21/04/2020 precisa che, ai fini della determinazione dell'ammontare della spesa sostenibile nel rispetto dei limiti consentiti, possono escludersi le spese necessariamente sostenute nell'ambito della realizzazione di specifici progetti/attività finanziati con fondi provenienti dall'Unione Europea o da altri soggetti pubblici o privati e le spese sostenute per l'emergenza Covid.

Modifiche Ugov Gestione Progetti

A tal fine, lato PJ con la versione 22.51.00.00, sarà introdotto un nuovo campo che permette di etichettare il progetto affinché venga correttamente considerato nelle stampe per il calcolo ed il monitoraggio del limite di spesa nel modulo di contabilità.

In questo modo, l’utente potrà definire se il progetto è Escluso o Incluso ai fini dei calcoli dei limiti di spesa. Nell’inserimento di un nuovo progetto, il sistema non obbligherà alla scelta fino a quando un progetto non verrà passato in stato Attivo, da quel momento in poi l’utente sarà avvisato tramite alert di un’eventuale mancanza del dato.

Per ora il campo risulta liberamente modificabile da applicativo, al fine di permettere agli utenti eventuali variazioni. E’ già in previsione per il futuro di subordinare la modifica del dato all’attribuzione di un diritto specifico ai soli utenti che devono essere autorizzati.

Riqualificazione del dato su progetti esistenti

Con il rilascio del nuovo campo sui progetti abbiamo ritenuto utile procedere anche ad una riqualificazione del dato sui progetti già esistenti basata sull'esclusione/inclusione ai fini del fabbisogno.

Il nuovo campo relativo al limite spesa, quindi, con la versione 22.51.00.00, viene compilato sui progetti esistenti:

- con il valore Escluso se il progetto (in tutti gli stati, tranne bozza) risulta avere una Esclusione dal calcolo del Fabbisogno;

- con il valore Incluso se il progetto (in tutti gli stati, tranne bozza) risulta NON avere una Esclusione dal calcolo del Fabbisogno.

La modifica viene applicata a tutti i progetti che hanno data fine validità (o data proroga se maggiore) maggiore del 31/12/2015. Per i progetti che non rientrano nella riqualificazione (progetti in bozza e progetti con data fine validità precedente il 2016), il campo resterà non valorizzato.

Gli atenei che hanno necessità di modificare il dato, come indicato in precedenza, possono procedere in autonomia alla modifica del campo per i progetti per cui fosse necessario, applicando un valore differente (da incluso a escluso o viceversa).
Se un Ateneo avesse necessità di effettuare modifiche massive rispetto alla riqualificazione effettuata sulla base del fabbisogno, potrà contattarci per valutare se sia possibile definire criteri di modifica ulteriori, basati in maniera oggettiva sugli attributi del progetto, ad esempio schema di finanziamento, tipo di progetto o metodo di calcolo. In base alle regole definite si potrà procedere ad un ulteriore aggiornamento massivo da parte nostra.
Nell’eventualità che un Ateneo non sia in grado di definire una regola univoca per l'aggiornamento, ma abbia comunque bisogno di supporto per le modifiche, potrà comunque contattarci per valutare la possibilità e le modalità di un aggiornamento massivo basato su un elenco di progetti fornito dall’Ateneo.

Modifiche Ugov Contabilità

Lato Contabilità, prevediamo una serie di modifiche che saranno rilasciate principalmente con la versione 22.52.00.00, che sarà oggetto di una campagna di aggiornamento a partire dal 10/12/2020.

Innanzitutto, e già a partire dalla versione 22.51.00.00, è prevista la creazione di riclassificati Coan specifici, in cui gli Atenei potranno indicare puntualmente le voci coan collegate ai conti coge che finiscono in B6) B7) e B8) del Conto Economico secondo lo schema Mef. Si tratta dei riclassificati:

• Limite Spesa - Costi Beni Servizi (LSC0),
• Limite Spesa - Costi Settore Informatico 10% (LSC1),
• Limite Spesa - Costi Infrastrutture Informatiche 5% (LSC2),
• Limite Spesa - Ricavi (LSR0).

Sulla base dei riclassificati definiti, con la versione 22.52.00.00 saranno disponibili:

• Report di supporto al calcolo del limite di spesa:
  • per il calcolo del limite generale, relativo all’acquisto di beni e servizi, il report conterrà le scritture Coan (normali e di risconto) degli esercizi 2016, 2017, 2018 (esercizi di riferimento per il calcolo del limite di spesa) imputate ai conti Coan associati al relativo riclassificato e ai progetti considerati ‘inclusi calcolo limite’, con i dati utili per capire su quali fondi è stato sostenuto il costo, in particolare se su progetto;
  • per il calcolo della spesa annuale media di riferimento per la gestione corrente del settore informatico, il report conterrà le scritture Coan (normali e di risconto) degli esercizi 2016 e 2017 registrate sui conti Coan presenti sul relativo riclassificato e sui progetti considerati ‘inclusi calcolo limite’;
  • per il calcolo dei ricavi da considerare, al fine di capire se il limite di spesa calcolato può essere superato, il report conterrà le scritture Coan (normali e di risconto) dell’esercizio 2018 registrate sui conti Coan indicati sul relativo riclassificato e sui progetti considerati ‘inclusi calcolo limite’.

I report così prodotti potranno essere di supporto all’Ateneo per calcolare i limiti da rispettare/considerare per l'esercizio in corso;

• Funzione per la memorizzazione del limite calcolato: l’Ateneo potrà inserire i valori calcolati e memorizzare il file su cui l’utente ha operato per calcolarli;

• Report a supporto per il monitoraggio consuntivo del limite di spesa: report contenenti le scritture Coan (anticipate, normali, di risconto e di vincolo) dell'esercizio in corso imputate ai conti Coan associati ai nuovi riclassificati specifici, con esclusione delle scritture che si riferiscono a progetti marcati come Eclusi dal Limite.

Nel corso dei primi mesi del 2021, poi, si renderanno disponibili ulteriori report a supporto del monitoraggio preventivo, contenenti le scritture Coan (budget e di variazione) dell'esercizio in corso imputate ai conti Coan associati ai nuovi riclassificati specifici, con esclusione delle scritture che si riferiscono a progetti marcati come Eclusi dal Limite.

Siccome i report prodotti si basano su conti Coan associati ai riclassificati e sui progetti etichettati come ‘inclusi’, lasciamo a ciascun Ateneo eventuali analisi del proprio piano dei conti Coan e valutazioni in merito all’opportunità di avere un maggior dettaglio per questa finalità.

E’ previsto, inoltre, un webinar sull’argomento, che terremo il 15/12/2020 e per il quale seguirà una specifica comunicazione.