Il 29 settembre 1978 l’Archivio storico dell’Università degli Studi di Palermo viene dichiarato di particolare importanza storica dal Ministero per i Beni culturali e ambientali su richiesta della Soprintendenza archivistica per la Sicilia. Tale Archivio, che conserva documentazione risalente alla metà del sec. XVII, è stato tenuto in disordine e in cattivo stato di conservazione nei locali delle Segreterie degli studenti in Viale delle Scienze fino all’anno 2000, per essere poi trasferito e ammassato nei locali al piano terra dell’edificio che ospita il Dipartimento di Fisica e Tecnologie relative (DIFTER). Nel 2005, un accordo tra la Soprintendenza archivistica per la Sicilia e l’Università degli Studi di Palermo, permette l’avvio di un progetto di schedatura finalizzato al riordinamento e all’inventariazione di tutta la documentazione archivistica (nel frattempo collocata su ampie scaffalature metalliche aperte) conservata nei locali del DIFTER, dove si era già iniziato a operare in regime di volontariato dalla fine dell’anno 2003.
Dal 2006, grazie a fondi stanziati dal Ministero per i Beni e le Attività culturali su richiesta della Soprintendenza, l’incarico di riordinamento è stato affidato, con contratto d’opera, ad archiviste libere professioniste. I lavori di schedatura, iniziati in maniera cartacea, sono proseguiti su supporto informatico, comprendente anche l’informatizzazione della schedatura precedente, con l’utilizzo del software “Sesamo”, strumento in dotazione alle Soprintendenze Archivistiche per il riordinamento e l’inventariazione informatica di archivi storici sulla base degli standard internazionali di descrizione ISAD e ISAAR. Ai fondi stanziati di anno in anno dalla Soprintendenza per il proseguimento dei lavori si è aggiunto per l’anno 2008 un finanziamento della stessa Università. Nel 2009 gran parte della documentazione, dopo varie vicissitudini, è stata finalmente collocata in alcuni locali di Palazzo Steri, sede del Rettorato; un’altra parte di questa è stata invece provvisoriamente collocata in un deposito sotterraneo del Dipartimento di Biologia, sempre in Viale delle Scienze e nel febbraio del 2012, è stata in parte trasferita anch’essa presso i locali di Palazzo Steri, consentendo in questo modo la prosecuzione dei lavori.
Dal 2014 al 2018 è la stessa Università, con propri finanziamenti, che cura la continuazione del riordinamento della documentazione dell’Archivio storico con la collaborazione, in mancanza di figure specifiche in organico, di archiviste libere professioniste. Durante quest’ultimo periodo di lavori, la schedatura informatizzata su Sesamo è stata riversata e rielaborata in Archimista, rilasciato con licenza open source GPL, realizzato nel rispetto degli standard archivistici, dei parametri del SAN e di NIERA. L’Archivio costituito da documentazione prodotta dall’Università, istituita nel 1805, ma anche da un cospicuo nucleo documentario appartenente alla Reale Accademia degli Studi (o anche Accedemia dei Regi Studi) di Palermo, suo ente predecessore, è ubicato a Palazzo Steri. L’Università è istituita formalmente il 12 gennaio 1806 ma già dal 22 agosto 1805 l’Accademia viene denominata Università di Studi, come risulta da un ordine del sovrano relativamente a un cambio di sede della stessa Accademia. La documentazione costituita da volumi, registri e fascicoli, condizionati in buste, è conservata in tre locali adiacenti alla sede del Rettorato e collocata su scaffalature metalliche aperte e in armadi metallici. In questi anni, il valore storico e culturale dell’ente produttore di tale archivio ha già portato molti utenti a richiederne la consultazione e sebbene l’accesso al pubblico non sia previsto nel corso dei lavori di riordinamento, l’Università, attraverso le Archiviste, è riuscita a garantire un servizio di consultazione continuo e preciso del patrimonio documentario conservato.
