Gli autori dell'Ateneo, durante il processo di autoarchiviazione dei propri lavori scientifici nel repository digitale IRIS UniPA, sono tenuti non solo a descrivere le proprie pubblicazioni, ma anche ad archiviarne una copia, in conformità ai commi 4 e 5 dell'art. 8 del Regolamento di Ateneo per il deposito dei prodotti della ricerca nell’Archivio istituzionale e l’accesso aperto alla letteratura scientifica.

Pertanto, il full-text dei lavori scientifici sarà sempre conferito dagli autori all'Ateneo con apposita licenza d'uso che l'autore sottoscrive al momento dell'autoarchiviazione, a scopo di documentazione amministrativa ma anche per favorire, in ogni modo possibile, la disseminazione aperta dei contenuti nel rispetto degli accordi editoriali sottoscritti. In proposito, si segnala che l'archiviazione della pubblicazione, almeno per gli scopi di documentazione amministrativa, è sempre consentita dalle norme sul diritto d'autore vigenti, in quanto rientra a pieno titolo tra i casi di libera utilizzazione contemplati all'art. 67 della legge n. 633 del 1941 e s.m.i.

Per quanto riguarda, invece, l'accessibilità pubblica di almeno uno dei files archiviati (si noti che è possibile archiviare anche più versioni di un medesimo contributo scientifico: pre-print, post-print prima del referaggio, post-print referato, versione ahead of print, versione definitiva pubblicata dall'editore con il proprio layout), occorre considerare anzitutto se l'autore intenda o meno confermare l'adesione alla policy in favore dell'accesso aperto prevista dal Regolamento di Ateneo, e comunque è necessario accertare di quale tipo di permessi l'autore goda, a seconda dei diritti che ha o meno ceduto all'editore. Per tale motivo, è fondamentale che gli autori per primi conoscano sempre le condizioni di accessibilità pubblica di ciascuno dei loro contributi scientifici, e che ne dichiarino lo status di conseguenza negli appositi campi e schermate di IRIS UniPA al momento del deposito della pubblicazione. E' anche possibile che gli autori possano richiedere un periodo di embargo, attenendosi a specifiche indicazioni.

Le modalità di caricamento e trattamento dei files allegati alla descrizione sono guidate dalla procedura stessa e dall'help in linea di IRIS UniPA. Il sistema di gestione dell'Archivio istituzionale, oltre a consentire in apposita schermata ("Carica") il caricamento dei files relativi ai prodotti della ricerca (con l'unico limite massimo di 10 Mb per ciascun prodotto), permette anche il caricamento di documentazione inerente gli accordi editoriali sottoscritti dagli autori al momento della pubblicazione. Questa tipologia di files, nauralmente, deve rimanere distinta, con accesso riservato agli amminstratori dell'Archivio istituzionale della ricerca, e non deve transitare nel sito docente Login MIUR.

In caso di dubbio, si suggerisce di consultare anzitutto le Linee guida per l'autoarchiviazione e le apposite FAQ "Gestione dei file dei prodotti della ricerca nell'Archivio istituzionale". Se permangono dubbi, è consigliabile contattare il Gruppo di lavoro appositamente istituito nel nostro Ateneo per supportare le attività di deposito e autoarchiviazione dei contributi della letteratura scientifica.