Le politiche editoriali tengono oggi conto delle esigenze legate alla presenza dei depositi istituzionali e ormai è un dato acquisito, ed una prassi consolidata negli Atenei, la possibilità di archiviare i prodotti scientifici. Per stabilire se il prodotto archiviato può essere fruito correttamente ad accesso aperto occorre prestare attenzione alle condizioni generali derivanti dagli accordi tra autore ed editore.

Un articolo scientifico può presentarsi sotto forma di:

• pre-print dell’autore (Author’s Pre-print): bozza (manoscritto) dell’autore prima della sottomissione all’editore (pre-refereeing / bozza pre-referaggio)
• post-print dell’autore (Author’s Post-print): versione finale dell’articolo già referata ma ancora con il layout dell’autore (final draft post- refereeing / bozza referata)
• versione editoriale (Publisher’s Version/PDF): versione finale dell’articolo impaginata con il layout dell’editore

Molti editori non permettono la consultazione ad accesso aperto della versione editoriale, ma spesso questa è consentita per il postprint e/o per il preprint non referato dell’autore; talvolta gli editori possono chiedere una posticipazione (cosiddetto embargo, generalmente compreso tra i 6 e i 24 mesi) dell'accesso aperto al (o ad una versione del) prodotto, in genere per salvaguardare interessi economici o per garantire la segretezza di eventuali dati sensibili.

Per conoscere eventuali condizioni di accesso al prodotto, è necessario avere consapevolezza delle policy di copyright adottate dal periodico e/o dall'editore.
Il database Sherpa Romeo censisce le politiche di accesso di editori e riviste di tutto il mondo, rendendo esplicite le condizioni previste in ambito di archiviazione dei prodotti scientifici, indicando quale versione è ammesso archiviare, specificando eventuali restrizioni (come l'embargo). Per una più agevole interpretazione delle icone presenti nelle pagine dedicate ai singoli titoli è utile la sezione About Sherpa Romeo, raggiungibile a partire dalla homepage del portale.

Per gli editori non censiti in Sherpa è possibile consultare il censimento curato dall’Università di Torino, database in continuo aggiornamento.

In ogni caso è sempre importante prendere accordi precisi e chiari con l’editore affinché il contratto preveda esplicitamente la possibilità di archiviare ad accesso aperto, in una qualsiasi delle suddette modalità o versioni, il proprio lavoro scientifico nel deposito dell’istituzione di ricerca di appartenenza ed eventualmente in altri archivi aperti disciplinari. (Approfondisci alla pagina "Addenda ai contratti editoriali")

Per il deposito dei prodotti della ricerca all'Università di Palermo consultare il Regolamento di Ateneo per il deposito dei prodotti della ricerca nell’Archivio istituzionale e l’accesso aperto alla letteratura scientifica