La registrazione di un prodotto su Iris si può trovare in diversi stati:

• Bozza: quando l’inserimento non è stato completato dall’autore “responsabile del dato”;
• In validazione: quando l’inserimento è stato completato dall’autore e la registrazione deve ancora essere verificata e approvata prima dal bibliotecario di riferimento e poi dal Direttore del Dipartimento o suo Delegato. In questa fase il responsabile del dato non può né intervenire sui metadati né eliminare la registrazione;
• Validato: quando la registrazione è stata validata Direttore del Dipartimento o suo Delegato. È opportuno sottolineare che sulle registrazioni validate può intervenire solo il responsabile del dato;
• Riaperto: quando la registrazione è stata rifiutata in validazione ovvero, successivamente alla validazione, l’autore interviene sulla scheda utilizzando il tasto “riapri” disponibile nella scheda di dettaglio ma non completa l’operazione.

N.B. su stato riaperto: affinché la scheda modificata dall’autore sia sostituita alla precedente su portale pubblico, è necessario che l’operatore effettui la validazione.

Nel momento in cui viene generata una nuova registrazione in Iris viene associata ad un identificativo, chiamato handle (14447/XXXXX). Si tratta di un identificativo permanente che darà accesso sul web a quella registrazione.