Il data management plan (DMP) è uno strumento che aiuta i ricercatori già all’inizio di un progetto a preventivane e pianificarne l’intero ciclo di vita del progetto, con particolare riferimento alla gestione dei dati della ricerca. 

Il DMP è un deliverable di progetto (cioè un documento o altro, che deve essere consegnato al committente e all’ente finanziatore come evidenza delle attività svolte) ma anche un elemento di valutazione per l'approvazione del finanziamento (ad esempio in Horizon Europe). Con il DMP il focus del ricercatore si sposta dalla pubblicazione finale (anch’essa importante) alla gestione del progetto di ricerca e dei dati trattati. Si tratta di un documento dinamico, che in Horizon Europe deve essere aggiornato ogni volta che è necessario (in Horizon 2020 erano previsti tre momenti di aggiornamento del documento), contiene la codifica di tutte le regole stabilite per la gestione dei dati e dei documenti di progetto, oltre che le motivazioni che porteranno a rendere aperti o no i dati della ricerca, secondo il principio "as open as possibile, as closed as necessary".

Gli enti finanziatori hanno bisogno di un DMP perchè il ricercatore deve dimostrare consapevolezza su una buona gestione dei dati, secondo i principi FAIR, e una disponibilità alla condivisione dei dati che, per essere resa possibile, comporta l’adozione consapevole di standard largamente diffusi, una chiara documentazione e una adeguata allocazione delle risorse umane, tecniche ed economiche, una garanzia di conservazione (e riuso) a lungo termine.

Il DMP deve essere specifico per l’argomento trattato dal progetto di ricerca, sintetico e schematico, perché siano facilmente utilizzabili le istruzioni per l’utilizzo dei dati trattati. Non bisogna inserire informazioni generiche e vaghe, ma informazioni specifiche sul progetto in corso, con dati reali e riscontrabili, perché sia realmente uno strumento di lavoro prima di tutto per il gruppo di progetto, poi per chi volesse riutilizzare i dati per altri progetti. La precisione sui dati trattati è fondamentale anche per una corretta valutazione dei costi riguardanti la gestione dei dati (infatti anche il deposito su piattaforme libere come Zenodo potrebbe comportare dei costi a seconda della quantità di GB occupati, o ancora potrebbe essere necessario avvalersi di un data steward, cosa che comporterebbe ulteriori costi). E’ molto importante effettuare queste stime in quanto molte voci di costo derivate dalla gestione dei dati e dall’assunzione di apposito personale sono rendicontabili, ma per esserlo devono essere previste e dichiarate fin dall’inizio del progetto. Inoltre, è fondamentale sia dichiarare regole e attività effettivamente svolte, in quanto potrebbero essere oggetto di verifiche da parte dell’ente finanziatore, sia dichiarare che alcune regole non sono ancora state definite per mancanza di informazioni, dimostrando di avere sotto controllo tutti gli aspetti del problema.