Il data mangement plan (DMP), oltre ad essere un deliverable (cioè un prodotto, un documento o altro, che deve essere consegnato al committente e all’ente finanziatore come evidenza delle attività svolte) di progetto in casi di finanziamenti ottenuti con Horizon Europe, è uno strumento di lavoro che aiuta il ricercatore a focalizzare alcune fasi importanti della sua ricerca, con particolare riferimento alla gestione dei dati. Con il DMP il focus del ricercatore si sposta dalla pubblicazione finale (anch’essa importante) alla gestione del progetto di ricerca e dei dati trattati. Infatti si tratta di un documento vivo, che in Horizon Europe deve essere aggiornato ogni volta che è necessario (in Horizon 2020 erano previsti tre momenti di aggiornamento del documento), contiene la codifica di tutte le regole stabilite per la gestione dei dati e dei documenti di progetto, oltre che le motivazioni che porteranno a rendere aperti o no i dati della ricerca (as open as possibile, as closed as necessary).

Il DMP deve essere specifico per l’argomento trattato dal progetto di ricerca, sintetico e schematico, perché siano facilmente utilizzabili le istruzioni per l’utilizzo dei dati trattati. Non bisogna inserire informazioni generiche e vaghe, ma informazioni specifiche sul progetto in corso, con dati reali e riscontrabili, perché sia realmente uno strumento di lavoro prima di tutto per il gruppo di progetto, poi per chi volesse riutilizzare i dati per altri progetti. La precisione sui dati trattati è fondamentale anche per una valutazione dei costi inerenti la gestione dei dati (infatti anche il deposito su piattaforme libere come Zenodo potrebbe comportare dei costi a seconda della quantità di GB occupati, oppure potrebbe essere necessario avvalersi di un data steward, che comporterebbe costi di personale). E’ molto importante effettuare queste stime in quanto molte voci di costo derivate dalla gestione dei dati e dall’assunzione dell’apposito personale sono rendicontabili, ma per esserlo devono essere previste e dichiarate fin dall’inizio del progetto. Inoltre è fondamentale dichiarare regole e attività effettivamente svolte, in quanto potrebbero essere oggetto di verifiche da parte dell’ente finanziatore, oppure dichiarare che alcune regole non sono ancora state definite per mancanza di informazioni in merito, dimostrando di avere sotto controllo tutti gli aspetti del problema.

E' possibile ritrovare alcuni consigli in merito nella scheda Tips for writing a data management plan (https://www.lcrdm.nl/files/lcrdm/2019-04/LCRDM%2010%20tips%20for%20writing%20a%20DMP%20no%20branding.pdf) sul sito olandese Research Data Management National Coordination Point.